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Terceirização, tecnologia, Copa do Mundo, patrocínios, áreas de conhecimento a se investir, e muito mais. O Produtor Cultural Independente, Alê Barreto, aceitou o nosso convite e respondeu nesta semana as principais perguntas enviadas pelos leitores do Produzindo Eventos. Ele ressalta dicas importantes e revela, baseado em suas experiências, valiosas informações para quem deseja investir na área.
Atualmente, Alê atua no Projeto “Solos Culturais”, do Observatório de Favelas em parceria com a Secretaria de Estado da Cultura do Rio de Janeiro. A iniciativa visa formar 100 jovens, entre cinco favelas do Rio, em produção cultural e pesquisa social. Como articulador do projeto na região da Rocinha, Alê trabalha na pré-produção da intervenção cultural “Rocinha, eu surfo”, que irá mostrar o surfe como uma das práticas culturais da favela.
1. Alê, você citou várias etapas da produção de um evento em seu livro “Aprenda a organizar um show”. Na sua opinião, em qual dessas etapas o produtor de pequenos e médios eventos encontra mais dificuldade e porque?
Bom, antes de mais nada, é importante a gente ter em mente que as etapas de produção de um show, apresentadas em meu livro, seguiram um critério didático. Cada evento terá um contexto específico. A análise deste contexto irá dar ao produtor a real noção de quais ações exigem maior grau de planejamento e acompanhamento.
De modo geral, vejo que muitos produtores encontram dificuldade em lidar com a gestão de equipes, lidar com as questões financeiras, lidar com as questões administrativas, lidar com as questões legais e lidar com as questões de marketing e comunicação. Na medida em que um produtor começa a se capacitar, percebe que a gestão de equipes é um processo complexo. Na medida que um produtor começa a se capacitar, percebe que questões financeiras, administrativas e legais exigem uma atenção maior do que simplesmente tentar copiar modelos de formulários, planilhas ou contratos. São assuntos que exigem profissionais especializados. Quando um produtor começa a entender que pensar em marketing é pensar sobre como seu evento vai comunicar uma mensagem para um determinado público, suas ações começam a ser planejadas de forma integrada com os resultados que está pensando atingir com o evento.
2. Com a internet cada vez mais presente em todos os segmentos do mercado. Qual sua experiência e opinião sobre a venda de ingressos online?
Na minha opinião, a venda online de ingressos segue a tendência de crescimento do e-commerce no mundo todo. Traz mais previsibilidade para o produtor de eventos. Ano passado, trabalhei em um espetáculo de teatro onde utilizamos um serviço de venda de ingressos online que foi muito útil para o público.
3. Quão importantes são as cotas de patrocínio para a saúde financeira do evento?
O patrocínio é uma das formas mais seguras que um produtor tem de prevenir prejuízos financeiros e aumentar suas chances de obter lucros. Com o dinheiro obtido através da comercialização de cotas de patrocínio, o produtor pode realizar investimentos em infraestrutura, contratar empresas, contratar prestadores de serviços. Passa a contar com uma espécie de “capital de giro” para pagamento de despesas previstas para a realização do evento.
A segurança proporcionada faz com que a maioria dos produtores acredite que um evento somente pode ser viabilizado através de patrocínio.
Contudo, muitos produtores independentes viabilizam suas ações através da tecnologia de articulação e mobilização de recursos (campanhas para doações, solicitações de apoios, negociação de permutas e submissão de projetos para concorrer a recursos disponibilizados através de editais públicos).
4. Qual impacto para pequenos e médios produtores com a vinda de eventos globais para o Brasil como a Copa do Mundo e Olimpíadas?
Eu acredito que as grandes empresas que dominam hoje a maior parte do circuito de feiras, eventos e ações de entretenimento irão aproveitar a maior parte das oportunidades que irão surgir com a vinda destes megaeventos. Já no plano das pequenas e médias empresas, acredito que somente uma pequena parcela de produtores irão ter condições de disputar. Isso pelo fato de que muitas empresas de eventos trabalham ainda na base de leis de incentivo, com baixa competitividade. Além disso, pequenos e médios produtores, de outros países, virão ao Brasil atraídos pelas oportunidades. Muitos destes trabalham já acostumados a competição global, estão mais adaptados aos novos cenários.
Duas publicações podem ajudar a pensarmos estes impactos. Uma delas é o livro
Cidades Criativas: soluções inventivas: o papel da copa, das olimpíadas e dos museus internacionais
Organizado por Ana Carla Fonseca Reis. A outra publicação é um estudo do SEBRAE intitulado
Copa do Mundo FIFA 2014: Mapa de Oportunidades para as Micro e Pequenas Empresas nas Cidades-Sede
5. De acordo com sua experiência onde os eventos de pequeno e médio porte mais falham?
Geralmente em três pontos: contratação dos profissionais de produção, gerenciamento de atividades e comunicação. É muito comum ver gente despreparada sendo contratada para trabalhar em produção, inclusive em funções cujo conhecimento técnico é fundamental para gerenciamento de riscos e gerenciamento de crises. Também é muito comum ver produtores trabalhando tensos o tempo todo devido a falta de gerenciamento de atividades, por um hábito cultural de ir “descobrindo o que tem que ser feito”, ao invés de planejar desde o início. A falha na comunicação geralmente ocorre devido à falta de planejamento da comunicação, falta de orçamento para atividades de comunicação e falta de gente capacitada para fazer uma integração entre as atividades de comunicação e as atividades de produção.
6. Quais os setores ou etapas da produção exigem maior esforço da equipe? Em quais deles é possível e indicado a terceirização do serviço?
Uma produção necessita bastante atenção na etapa de pré-produção e bastante esforço na produção e pós-produção.
Qualquer etapa é possível terceirizar. É preciso uma análise comparativa de cada processo sendo feito internamente versus sendo feito por fornecedores. Há situações em que a terceirização no curto prazo possui um custo menor, mas atrapalha objetivos de longo prazo. Há situações em que realizar todas as atividades com equipe fixa não atende aos requisitos de qualidade exigidos pelo evento. A análise deve levar em conta onde você quer chegar. Quer ficar conhecido como alguém que realiza tudo, qualquer coisa, ou quer ficar conhecido como alguém especializado em produzir determinados tipos de evento com nível de excelência na qualidade?
7. Quando estamos à frente de um grande evento, vivenciamos a falta de integração da equipe e até mesmo fornecedores. Isto pode se dar pela má comunicação ou falta de entusiasmo e envolvimento dos parceiros. Baseado em sua experiência, como podemos atrair toda a equipe a ser mais participativa e se doar mais? Como envolvê-los por inteiro no projeto?
Falta de integração tem várias causas. Mas má comunicação e falta de entusiasmo não são causas de falta de integração. São sintomas. Geralmente a falta de integração acontece por problemas de falta de competências, as quais podem ser construídas através de processos formativos. Atendimento, liderança, negociação, gestão de conflitos, tudo isso pode ser estudado. E faz toda a diferença ter uma equipe preparada nestas disciplinas.
Não há uma fórmula para atrair uma equipe. Geralmente as pessoas se sentem atraídas pela combinação entre ambiente de trabalho e remuneração. Só que muitas empresas oferecem péssimas condições de trabalho, remuneração baixa e querem que os produtores se envolvam no projeto. Nestas situações as pessoas irão se envolver somente até encontrarem uma oportunidade melhor.
8. Você procura, em seus processos, fazer diferente ou tomar atitudes inovadoras não praticadas pela maioria dos produtores de eventos que estão no mercado? Se sim, poderia nos contar.
Meus trabalhos se caracterizam pelo método e pelo cuidado na gestão das informações. Anoto tudo, registro tudo, vou mantendo um verdadeiro “diário de bordo”. E nos meus cursos e palestras ensino os meus alunos a sempre registrarem tudo por e-mail, para poderem verificar tudo que vão realizando com muitos detalhes.
Aparentemente é uma ação simples, comum. Mas na área de eventos pouca gente tem esta disciplina.
Outro hábito que tenho é leitura de contexto. Antes de começar a fazer um trabalho para o qual fui contratado, procuro entender quem são as pessoas com quem vou trabalhar, quais são seus hábitos, sua formação, suas rotinas, seu ritmo. Isso contribui muito para um bom entrosamento com a equipe. É outra ação simples, mas que tem um grande resultado.
9. Deixe sue recado para quem deseja, assim como você, se tornar um Produtor Cultural Independente.
A profissão de produtor cultural independente é muito nova no mundo e mais nova ainda no Brasil. No Brasil é muito percebida como uma profissão de elaboração de projetos. Mas é mais que isso. Ser um produtor cultural independente é gostar de realizar. É gostar de fazer acontecer. É gostar de criar.
Procure ampliar seu imaginário assistindo a maior variedade de espetáculos e ações culturais possível. Conheça um pouco de música, de teatro, de TV, de cinema, de dança, de literatura. Conheça artistas. Assista entrevistas de artistas e leia também biografias de artistas.
Estude também estratégia, marketing, finanças e consumo. E busque sempre equilibrar a produção com outras áreas importantes de sua vida. A maior de todas as artes é a arte de viver.
Conheça o blog do Produtor Cultural Independente Alê Barreto.
