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Quem produz eventos precisa lidar com uma série de tarefas, desde o planejamento até a finalização dos eventos. Independente de ser uma festa para poucos convidados ou um show de grande porte, é necessário dedicar uma boa parte da sua atenção para o orçamento do evento, uma vez que esse elemento influencia bastante a concretização do evento.
Planejamento antecipado
Para conseguir alcançar suas metas e atingir o sucesso esperado, o planejamento financeiro deve ser uma das primeiras coisas a se avaliar. Talvez o maior desafio nessa primeira etapa seja adequar a intenção do cliente com o dinheiro disponível para a realização do evento, cujos custos podem ultrapassar o valor disponibilizado.
Como fazer o planejamento financeiro do seu evento é algo que deve ser definido o quanto antes, pois todas as ações seguintes dependem de como o dinheiro será gasto. Quando os custos forem muito altos, é preciso dialogar com o cliente para encontrar uma forma de realizar um evento de qualidade sem extrapolar os limites do orçamento.
As considerações do cliente são de grande importância para o sucesso do evento, pois não adianta nada fazer um evento econômico e de qualidade se o cliente não ficar satisfeito. Por isso, faça uma relação de todas as intenções do cliente, para que você possa avaliar o que é viável e como o dinheiro será administrado.
Orçamento personalizado
Cuidado para não cair na cilada de se basear em um modelo já pronto e apenas adaptar alguns itens de acordo com o seu evento. Isso pode causar problemas no controle dos gastos, principalmente quando surgirem imprevistos, uma vez que cada evento possui seus próprios custos, logo, o planejamento precisa ser o mais personalizado possível.
Lembre-se de que não é preciso gastar muito para produzir um evento elegante, de bom gosto e que atenda as solicitações do cliente; basta usar a sua criatividade e pesquisar muito antes de fechar negócio com empresas e fornecedoras. Qualquer detalhe pode influenciar bastante o resultado final, por isso, faça comparações para conseguir os preços mais acessíveis sem comprometer a qualidade.
Pesquisa em detalhes
Aproveite a facilidade que a internet proporciona para quem busca preços mais em conta. Com uma simples consulta, é possível encontrar uma vasta lista de fornecedores, tanto nacionais como internacionais. Antes de entrar em contato com os fornecedores selecionados por você, verifique a credibilidade deles no mercado, para evitar possíveis calotes e outros problemas que podem prejudicar o evento.
Depois de conferir a experiência de cada fornecedor e checar a opinião de outros contratantes, visite a empresa para observar as condições de trabalho, os materiais oferecidos e o tipo de serviço que estará à sua disposição caso você opte por determinado fornecedor. Conhecer a infraestrutura da empresa é fundamental, pois dificilmente você confiará em uma empresa desorganizada, por exemplo.
Organização do começo ao fim
Após a escolha dos parceiros e fornecedores, é a vez de finalizar o orçamento. Quanto mais organizado você for, mais fácil será completar a tarefa sem erros. Utilize nossa Planilha de Planejamento Financeiro, que irá organizar o planejamento de gastos e receitas do seu evento. E, a partir dessas planilhas, os clientes conseguirão visualizar o valor de cada serviço.
O uso de planilhas também permite que você visualize todos os gastos do início ao fim do projeto, sem deixar nada passar batido. Dessa forma, é possível ter uma espécie de visão panorâmica do evento, o que ajudará quando for necessário ajustar o orçamento.
Preparação para imprevistos
Como imprevistos acontecem em quase todos os eventos, recomenda-se que o orçamento seja feito com uma margem de erro no custo total. Nem sempre os planos acontecem como desejamos, por isso, é fundamental estar preparado para eventuais gastos inesperados.
Para não haver furos no orçamento do seu evento, contrate um profissional capacitado e de confiança, para que você não tenha problemas relacionados à falta de dinheiro na etapa final do evento, por exemplo.
Aproveite promoções e alternativas gratuitas
Alguns gastos podem ser diminuídos se você ficar atento a promoções e pedir desconto na compra de muitos materiais. Procure optar por empresas com as quais você já trabalhou, podendo solicitar algumas facilidades em função de ser um cliente fiel.
Também desfrute de alternativas gratuitas em alguns setores, como na parte de divulgação do evento. Lembre que as mídias sociais são poderosas ferramentas de promoção de eventos. Desde que você saiba aproveitar os recursos de cada rede, é possível atingir um grande número de pessoas, com a vantagem de ter gastos mínimos com esse tipo de divulgação.
Estude antes de precificar
Caso seu evento seja viabilizado pela renda obtida através da venda de ingressos você deve ter um cuidado especial com a precificação. Você deve analisar todos as variáveis que influenciam seu evento para chegar a um preço justo e lucrativo. Aspectos como data do evento, local de realização, público alvo, custo das atrações, fontes de faturamento como venda de comidas e bebidas, devem ser considerados no momento de definir quanto seu ingresso vai custar. Isso influenciará diretamente pois seu publico pode não pagar por um ingresso acima do padrão para o tipo de evento ou você pode não conseguir cobrir seus custos e obter lucro se o ingresso estive abaixo do preço.
Ajustes conforme as prioridades do evento
Outra dica para saber como fazer o planejamento financeiro do seu evento é ter cuidado com as prioridades na hora de criar o orçamento. Em conjunto com o cliente, identifique o foco principal do evento, reservando uma quantia maior para os gastos mais importantes. Feito isso, defina quais custos podem ser minimizados ou até mesmo cortados caso não haja dinheiro para tudo o que é preciso.
Para saber o que é essencial e o que pode ser reduzido em um evento, leve em conta todos os serviços de que ele precisa, como equipe de limpeza, acessórios decorativos, motoboys, recepcionistas, e muito mais. Imagine ainda que o evento é uma espécie de árvore, cujos galhos e folhas são as funções e cargos que serão contratados. Caso a raiz e o tronco, que equivalem ao orçamento, não ofereçam uma boa base de apoio, a árvore não gerará frutos satisfatórios. Por isso, o plano orçamentário do seu evento deve ser elaborado com muito cuidado, considerando todos os possíveis gastos com profissionais, serviços e objetos.
E você, já teve problemas no planejamento financeiro de um evento? Compartilhe suas experiências nos comentários e continue acessando nosso site para mais dicas!
