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Qualquer tipo de evento requer uma boa preparação para evitar erros. Quanto mais preparado você estiver, maiores serão as chances de perceber que equívocos poderão transformar um evento em um grande fracasso. É possível adotar algumas maneiras de salvar um evento fadado ao desastre, a fim de evitar que determinado evento comprometa a sua reputação e prejudique a credibilidade de todos os envolvidos.
Diante de um fiasco iminente, coloque em prática as diferentes maneiras de salvar um evento fadado ao desastre explicadas abaixo:
1. Cuidado para não repetir os mesmos erros
Se você não prestar atenção nos erros cometidos em eventos anteriores, a probabilidade de repetir tais equívocos é enorme, afinal, a tendência é que organizadores de eventos atuem de forma semelhante em cada evento. Esse tipo de comportamento é completamente natural, tanto para coordenadores de eventos como para qualquer outra profissão. Porém, é necessário fazer um balanço após cada evento, a fim de notar o que deu certo e os pontos negativos, que não devem ser repetidos.
Mais do que simplesmente analisar eventos passados, é imprescindível pensar em ações que fujam dos clichês. Se um tema não rendeu como você esperava, a melhor opção é testar outro tema no próximo evento. Caso você repita o mesmo tema de sempre, por exemplo, o público não demonstrará tanto interesse em comparecer no local programado. Isso vale para todos os demais elementos que contribuem para a realização de um evento, como o lugar, os alimentos servidos, a estratégia de divulgação, etc.
2. Monitore o feedback do público-alvo
Dependendo dos comentários do público-alvo de um evento, você pode identificar se este tende a ser um sucesso ou um desastre. Quando o feedback dos eventuais participantes é negativo ou até mesmo inexistente, isso significa que algo está errado na divulgação do evento, afinal, as pessoas geralmente enviam confirmações ou comentam em diversas plataformas sociais quando desejam ir a um evento, não é?
Assim que você concluir que o feedback do público-alvo não tem sido o esperado, comece a se organizar para reformular suas estratégias de marketing. Quanto mais cedo você agir, mais fácil será contornar o problema e se prevenir contra a possível falta de público durante o evento em questão.
3. Fique de olho no que falam sobre o evento
Seja por causa de rumores ou devido a alguma informação verídica, seu evento pode ser visto como um fiasco em potencial. Basta uma notícia ou um único post em um blog de grande abrangência para que informações negativas se alastrem e diminuam a vontade que os interessados no evento tinham de participar. Por conta disso, permaneça de olho nos comentários de possíveis frequentadores, críticas de blogueiros, análises de jornalistas e quaisquer outras manifestações disseminadas antes do evento acontecer.
Ao ter conhecimento a respeito do que as pessoas estão falando sobre um evento, você será capaz de reduzir os danos, podendo até mudar a opinião das pessoas. Para tanto, utilize perfis em mídias sociais e outras formas de comunicação para contatar o público e ter um domínio maior sobre a imagem que as pessoas criam sobre o evento. Assim, muitas acabarão sendo convencidas por publicações e campanhas que ressaltam as vantagens do evento.
4. Verifique se tudo está encaminhado conforme seus planos
Uma maneira eficiente de evitar que um desastre aconteça é verificar se os seus planos estão devidamente encaminhados. Lembre que não basta planejar um evento com o máximo de antecedência e com muito cuidado; é essencial conferir como está o andamento dos fatores fundamentais para a concretização do evento. Essa checagem deve ocorrer durante todo o processo que antecede a festa ou outro tipo de evento organizado por você.
Na fase de preparação para um evento, você necessita fiscalizar inúmeros elementos, tais como o trabalho de divulgação, de encomenda de alimentos, de contratação de serviços, e tantos outros que influenciam o resultado de suas ações, sendo cruciais para que um evento se torne um sucesso ou vire motivo de vergonha.
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5. Conheça as pessoas que trabalharão para que o evento aconteça
Você deve saber que um evento exige trabalho de equipe, visto que existe uma grande diversidade de funções que precisam ser completadas. Basta uma pessoa não fazer o combinado para que todo o planejamento seja prejudicado, afetando negativamente o evento organizado por você.
Além da sua equipe, é fundamental conhecer as outras pessoas que trabalharão antes, durante e após o evento. É o caso de seguranças, eletricistas, técnicos de som, cozinheiros, entre outros profissionais. Claro que nem sempre você conseguirá saber quem é quem, principalmente quando os eventos forem de grande porte. No entanto, você deve se esforçar para checar a experiência e a reputação das pessoas contratadas e até de voluntários, com a finalidade de diminuir riscos.
6. Trabalhe com estimativas atualizadas
Não adianta se preparar para um evento sem considerar detalhes importantes como as estimativas de público. Para oferecer uma quantidade adequada de convites ou ingressos, é indispensável ter estimativas atualizadas de quantas pessoas poderão estar no evento.
A atualização das estimativas também interfere nos preços cobrados no evento e também nos seus gastos. Por isso, os cálculos devem ser feitos com a maior precisão possível, de modo que você possa usar seu orçamento de acordo com os dados conseguidos.
Agora que comentamos sobre as principais maneiras de salvar um evento fadado ao desastre, é a sua vez de agir! Depois que tudo terminar, volte aqui para nos contar a sua experiência e para aprender mais formas de ter sucesso ao gerenciar eventos.
